Miben segítheti az informatika a települési önkormányzatok munkáját?

Miért érdemes és elkerülhetetlen a számítástechnika széleskörű alkalmazása?

Az informatika lehetőségeinek megfelelő mértékű felhasználásával merőben új távlatok nyílhatnak meg az önkormányzatok előtt, mind a hivatali munkát, mint a lakossággal való kapcsolatot tekintve. Az e-közigazgatás előnyeiről és a bevezetésüket követő gyökeres változásokról szóló, többnyire laikusoktól származó nyilatkozatok, a hazai közigazgatási szakemberek számára gyakran nehezen értelmezhetőek, mivel általában a hazai közigazgatási sajátosságokat figyelembe nem vevő, konkrétumokat nem tartalmazó, idealisztikus képeket, víziókat állítanak fel.

Szükséges tehát feltárni azokat a hazai körülmények között is megvalósítható, reális lehetőségeket, amelyek segítségével az informatikai fejlesztések eredményeképp egy sokkal magasabb színvonalon működő helyi közigazgatás alakulhat ki.

Azért is kiemelten fontos az informatika a helyi közigazgatás számára, mivel a legfontosabb és legdrágább erőforrás – az emberi munkaerő– felhasználását optimalizálja, jóval hatékonyabb munkavégzést téve lehetővé.

Mielőtt túlzónak tűnne ez a megállapítás, érdemes áttekinteni az informatikai fejlesztésekben rejlő lehetőségeket, ezekből is azokat, amelyeket a mai átlagos technológiai színvonal lehetővé tesz:

Az önkormányzati intézményekkel való kapcsolattartás

Az e-közigazgatási fejlesztések lényeges része, hogy az önkormányzat a hivatalos kommunikáció szempontjából egyetlen rendszerbe integrálja intézményeit. Egy ilyen rendszer a jóval hatékonyabb ügymenet és működtetés, illetve ellenőrzési lehetőségek mellett azt az előnyt is nyújtja, hogy működtetése jóval gyorsabb, hatékonyabb és olcsóbb lesz, mint az önkormányzatok és intézményeik telefon, posta és más kommunikációs eszközök (például telefax) összköltsége.

Elektronikus dokumentumkezelés

Óriási probléma az önkormányzatoknál a különböző adatok nyilvántartása. Amennyiben a hivatali munkában megjelennek a korszerű, az iratarchiválást is magukban foglaló elektronikus dokumentumkezelő és workflow rendszerek, forradalmi változás történik majd az iratkezelésben. A digitális formában archivált iratoknak köszönhetően megszűnik az elveszett irat fogalma. Felgyorsul, és átláthatóvá válik a hivatalon belüli iratforgalom, nyilvánvalóvá válik, hogy melyek a lejárt határidejű ügyek, mérhető válik az egyéni munkateljesítmény, illetve egyértelmű válik a tévedésekkel, visszaélésekkel és késedelmes ügyintézéssel kapcsolatos felelősség.

Könnyen belátható, egy integrált, egymással kommunikálni képes adatbázisokat tartalmazó önkormányzati dokumentumkezelő rendszer előnye, hogy azzal, hogy egy adatot csupán egyetlen alkalommal kell manuálisan rögzíteni, hatalmas mennyiségű emberi munkaerő szabadítható fel, illetve kiküszöbölhető az egymásnak ellentmondó adatokat tartalmazó adatbázisok létrejötte.

Az önkormányzati honlapok

Az önkormányzati honlapoknak az önkormányzat első számú kommunikációs eszközévé kell válniuk. Ez a médium minden más kommunikációs eszköznél hatékonyabban alkalmas a lakosság interaktív informálására, a naprakész információk közzétételére. A hivatalos hirdetmények közzétételén túl az önkormányzati honlap alkalmas az információs célú személyes, illetve telefonos megjelenés kiváltására (azonnali munkaerő megtakarítást eredményezve). Nem lebecsülendő továbbá az önkormányzati honlap közösségszervező ereje sem, a megjelenített események, civil szervezetek, egyházak, sportegyesületek, az eddigieknél jóval nagyobb nyilvánossághoz juthatnak, valamint a település turizmusa is fejlődhet, javulhat a honlapról letölthető információk segítségével.

Elektronikus ügyintézés

Amint azt a későbbiekben látni fogjuk, a lakosság számára az ügyek 24 órában otthonról történő elintézésének lehetőségén túl, a hivatal számára is óriási előnyöket rejt magában a személyes megjelenés minimalizálása. Az elektronikusan kezdeményezett ügyek a hagyományos ügyekhez képest jóval kevesebb élőmunkát igényelnek, ezáltal a hivatal számára is egyértelmű könnyebbséget jelentenek. Az elektronikus ügyintézés felhasználói köre az általános vélekedéssel ellentétben várhatóan az internet penetrációnál sokkal nagyobb mértékben növekszik majd, hiszen egy adott ügy fél óra alatt otthonról történő elintézésének lehetősége áll szemben a több napos sorban állással és utánajárással (persze feltételezve közösségi hozzáférési pontok meglétét).

Elektronikus közbeszerzés

Egy megfelelően kialakított elektronikus közbeszerzés jóval hatékonyabban és átláthatóbban működhet.

Az informatika fejlesztése

Az önkormányzat azonban mielőtt belefog az információs rendszerének fejlesztésébe szerencsés, ha előbb felméri és pontosítja a céljait, jelenlegi helyzetét és lehetőségeit.

Az alábbiakban néhány szempont kerül felvázolásra, amely tisztázása alapos átgondolása sokban hozzájárulhat a feladat sikeres megoldásához.

Először pontosítsuk az elérendő célokat:

1.
Határozzuk meg, mely területeken szükséges bevezetni valamilyen informatikai rendszert, és mi a megcélzott területek prioritása.
A következő területeken lehetséges az informatikai támogatás megvalósítása:
- Ügyvitel (iktatás, dokumentumkezelés) területe
- Jogi terület
- Pénzügyi terület
- Szociális terület
- Testületi munka (döntés előkészítés, előterjesztések, határozatok tára, stb.)
- Műszaki osztály tevékenysége
- Önkormányzati Ingatlanvagyon kataszter
- Városmarketing (befektetők, vállalkozók vonzása)
- Főépítészi Iroda (szabályozási terv)

2.
Határozzuk meg az elérendő informatikai támogatás mélységét:
A dolgozók különböző mélységben igényelnek informatikai támogatást:
- Van, aki csak információhoz szeretne hozzájutni (iktató lekérdezés, ügyfél adat lekérdezés);
- Van, aki több interakciót igényel (térbeli keresés, tematikus térképek lekérdezése);
- Van, aki munkája során egyszerűbb adatmódosításokat is generál (új ügyfelet visz fel, iktat);
- A legösszetettebbek (határozatot hoz, térképi lekereséseket végez, tematikus térképet hoz létre, vagy térképi karbantartást végez) adatmódosításokat és összetett lekérdezéseket együttesen igénylik.

3.
Informatikai támogatás irányultsága lehet külső vagy belső attól függően, hogy az önkormányzaton belül vagy kívül is hozzáférnek a rendszerhez:
1. Belső csak ügyintézői hozzáférés
2. Ügyfélszolgálati irodában ügyintézői hozzáférés
3. Ügyfélszolgálati irodában ügyfélhozzáférés (tehermentesíti az irodát)
4. Külső ügyfél interneten (interaktív ügyfélszolgálat nem csak nyitva tartás és ügyleírás, hanem kérdőív, véleménynyilvánítás)

4.
Az adatintegráció elérendő mélysége
1. Szigetek teljes felszámolása (szigorúan minden egy központi adatbázisban)
2. Részleges integráció (pl. adatvédelmi okokból a pénzügy külön elszigetelt adatbázisban)

5.
Szervezeti és vagy ügymenet racionalizálás mélysége
1. Szándékozik-e az önkormányzat a törvényes kereteken belül változtatni a jelenlegi ügyintézési szokásokon a hatékony informatikai támogatás bevezetése érdekében.
2. Szándékozik-e az önkormányzat erkölcsileg és anyagilag ösztönözni a dolgozókat a bevezetésre kerülő rendszer használatára (számítógépes jogosítvány, premizálás)

6.
Üzemeltetést végzők
1. Belső alkalmazottak
2. Outsourcing szerződés keretében
3. Kombinált (Belső rendszerek saját informatikussal, külső internet szolgáltatóval)

7.
Bevezetés módszertana:
1. Lépcsőzetes bevezetés, iteratív (beruházás-védelem és biztonság)
2. Robbanásszerű vagy vízesésszerű bevezetés (kockázatos)

8.
Rendelkezésre álló számítógépek, perifériák és hálózatok:
1. Szerver
2. Kliensek
3. Perifériák (pl. nyomtatók)
4. Belső hálózat

9.
Internet kapcsolat
1. Sávszélesség
2. Folyamatos vagy időszakos (pl. modem)

10.
Szoftver környezet:
1. Operációs rendszer
2. Hálózati szoftver
3. Adatbázis kezelő

11.
Meglevő integrálandó rendszerek

12.
Személyi adottságok:
1. Ügyintézői szinten ECDL, Eddigi SW használat, tapasztalat
2. Rendszergazda szinten (szakértelem hálózat, üzemeltetés, térinformatika területén)

13.
Igény, affinitás:
1. Ügyintézők részéről
2. Testület részéről

Az önkormányzat a fenti megfontolások és a lehetőségek számbavétele alapján a lépcsőzetes bevezetést választva, viszonylag biztonságosan indíthatja el a rendszer létrehozását, bevezetését.

A rendszer megvalósítási szakaszainak rövid összefoglalása:
1. Előzetes igényfeltárás meglévő digitális anyagok, meglevő rendszerek felmérése, feladatok definiálása
2. Szervezés helyzetfelmérés, adatbázisok definiálása, hardver specifikáció, stb.
3. Rendszerfejlesztés az alkalmazás felhasználói igényekhez való igazítása
4. Beüzemelés installációk, adatintegrációs feladatok, oktatás
5. Rendszerkövetés folyamatos támogatás, jogi és egyéb változások átvezetése, telefonos internetes kapcsolattartás, helyszíni támogatás, mentések, új adatok integrációja

Általános tapasztalat, hogy a személyi feltételekre, a képzésre, szervezeti vonatkozásokra és szabályzások kimunkálására kevesebb energia jut a szükségesnél, ami a projekt gyenge láncszemévé válhat.

A bevezetés ütemezésére nézve két jelentősen elkülönülő fázis különíthető el:
1. Belső információs rendszer bevezetése
2. Kilépés az internetre, dinamikus tájékoztatás, ügyintézés

Mindkét fázis természetesen lépcsőzetes bevezetést igényel, azonban általános, bevált gyakorlat hogy a második fázist elkezdeni csak az önkormányzat belső információs rendszerének bevezetése és tapasztalatainak ismeretében ajánlatos.

Végül a fenti szempontok figyelembe vétele esetén az alábbi előnyök eredmények várhatók a rendszer bevezetését követően.

Várható belső eredmények:
- Javul az osztályok közötti kommunikáció
- Az osztályvezetők számára áttekinthetőbbé válik az osztály működése, a határidők kezelése
- Ügyintézők elégedettsége
- Az ügyintéző felszabadul az adminisztratív terhek alól és az érdemi munkára tud koncentrálni.
- Kisebb papírfelhasználás
- Egyszerűsödik az adatszolgáltatás a társszervek felé (pl.: TÁH, KSH, minisztérium, közművek)
- Önkormányzati, testületi döntések pontosabb előkészítése

Várható eredmények a lakosság irányában:
- Az ügyfél elégedettség javulása
- Pontosabb, kiszámíthatóbb ügyintézés (határidők)
- Korszerű számítógépes kultúra
- Bizalom az ügyintézőben illetve az önkormányzatban
- Hosszútávon várható eredmények:
- Nyilvánosság, korszerű lakossági tájékoztatás az interneten keresztül
- Korszerű internetes térképi lekérdezés (pl. építési övezet)
- Befektetők, beruházók vonzása, Városmarketing
- E-ügyintézés

Az informatikai infrastruktúra kialakítása és üzemeltetése

Milyen számítástechnikai infrastruktúrát alakítson ki egy önkormányzat?

Köztudott, hogy a hivatali munkafolyamatok hatékony informatikai támogatása csak megbízható és magas színvonalú infrastruktúrára alapozva képzelhető el.

Egyértelmű tehát, hogy a jelenlegi rendkívül heterogén, általában alacsony technológiai színvonalú és alacsony rendelkezésre állást biztosító önkormányzati IT infrastruktúra fejlesztése elengedhetetlen. A tekintetben viszont, hogy mindezt miképp célszerű a legoptimálisabban megvalósítani, nincs egységes álláspont és kialakult, szakmailag kellőképpen alátámasztott gyakorlat.

Sajnálatos módon jelenleg a hazai önkormányzatok túlnyomó többsége az infrastruktúrafejlesztés legdrágább és legkevésbé hatékony módját választja: a heterogén PC-állomány ad hoc jellegű beszerzésekkel való fokozatos bővítését és korszerűsítését. Mindez azon túl, hogy hozzájárul az eszközállomány heterogén mivoltának fenntartásához (az eszközök különböző időben avulnak el, még ha folyamatosan azonos gyártótól is vásárolja a hardvert az önkormányzat, akkor sem lesz egységes az állomány), lényegesen nehezebben és alacsonyabb színvonalon üzemeltethető, különösen, ha az operációs rendszerek terén is különbségek mutatkoznak.

Magától értetődően merül fel a kérdés, hogy az általában forráshiánnyal küszködő önkormányzatok miért a legköltségesebb megoldást választják IT infrastruktúrájuk fejlesztésére? Hosszú távú és következetesen betartott koncepció híján nem alakítható ki egységes környezet, tehát nincs más lehetőség, mint az univerzális használatra alkalmas, meglévő (sokszor hibás, elavult) struktúrába beilleszthető windows-os PC-k beszerzése. Ugyancsak növeli a költségeket, hogy sok esetben nincs meg a megfelelő szakmai felkészültség, a döntéshozók nincsenek tisztában a piacon jelenlévő alternatívákkal, illetve a megfelelő szakmai ismeretek és rendszeres képzés híján az informatikusgárda nem tudja üzemeltetni azt.

Célkitűzés, hogy az önkormányzatok nagy megbízhatóságú és teljesítményű, biztonságos, ugyanakkor alacsony költséggel üzemeltethető IT infrastruktúrát építsenek ki. Mindez magával vonja a vállalati szférában már régóta bevált megoldások alkalmazását. A professzionális és szakmailag megalapozott fejlesztéseknek köszönhetően önkormányzati IT infrastruktúrában is nagymértékű differenciálódás várható.

Az üzemméret miatt településtípusonként más és más megoldás mutatkozik majd a legoptimálisabbnak:
a jelenlegi PC-alapú architektúrát csak a kisebb városok nagyközségek, községek esetében érdemes fenntartani, azokban a hivatalokban,
ahol 5-40 db PC található, az ennél több számítógéppel rendelkező városokban és megyei jogú városokban a hasonló üzemmérettel rendelkező szervezetek tapasztalatai alapján a legoptimálisabb megoldás a vékony kliens-szerver architektúra valamilyen változata, vagyis egy olyan infrastruktúra kialakítása, ahol egy központi nagyteljesítményű szerveren futó alkalmazásokat használnak felhasználók munkaállomásaikon,

Mindezen átalakulás – ahogy az e-közigazgatás fejlődése is – a vezetők stratégiai szemléletének, az adott település anyagi lehetőségeinek, kormányzati programoknak és a szabványosítási törekvéseknek függvénye. Már most látszik azonban, hogy az önkormányzatok sem kerülhetik el a professzionális és magas technológiai színvonalú IT infrastruktúra kialakítását. A kérdés csak az, hogy a megfelelő stratégiai szemlélet és szakmai támogatás (ideértve a kormányzati ajánlásokat is) hiányában az önkormányzatok mennyi időt és pénzt fordítanak fölöslegesen a nem kellőképpen hatékony fejlesztésekre.

Hivatali szoftver és hardverinfrastruktúra

Munkaállomások
Fontos az egységesítés, a főbb hardverelemek illetőleg azonos gyártótól származzanak

Perifériák
Ajánlott hálózati nyomtatók, multifunkciós eszközök alkalmazása,
személyi nyomtatók csak az ügyfélforgalmat bonyolító ügyintézőknél, központi fax,
szkenner használata

Hálózat
Lényeges a terhelhető, nagy megbízhatóságú intelligens aktív eszközök alkalmazása

Operációs rendszerek
Fontos az egyesítés, szigorú jogosultsági rendszer kialakítása

Munkaállomás menedzselést lehetővé tevő szoftver
Használata minőségi ugrást jelent az IT infrastruktúra üzemeltetésében, mindenképpen olyan megoldást ésszerű választani, amely többféle platformot is kezel
(pl. Novell ZENworks)

Hálózati operációs rendszer, fájlszerver
Novell, NTServer, a kedvező ár/érték arány miatt érdemes megfontolni a linuxos fájlszerverek alkalmazását (pl. a Uhulinux Szerver változat, Redhat Advanced Server, stb.)

Levelezőszerver
Optimális valamely Linux alapú, nyílt forráskódú ingyenes vagy kereskedelmi megoldás, emellett szóba jöhet még a Novell Groopwise, Netmail, Lotus Notes, stb. Az az MsExchange szerverrel egyenértékű kiváló ingyenes csoportmunkaeszköz az Opengroupware

Tűzfal
Az általában megfelelő biztonságot nyújtó linuxos megoldások legelterjedtebbek a célhardverek mellett

Vírusvédelem
Széles a szoftverválaszték, lényeges a szerver és a levelezőrendszer védelme

Irodai programcsomag
Ajánlott a MagyarOffice vagy az ingyenes OpenOffice használata az igen költséges MsOffice helyett

Böngésző és email-kliens
Biztonsági és vírusvédelmi szempontból javasolt az MsOutlook, Outlook Express és az MsInternet Explorer helyett az alternatív Mozilla, Netscape, Opera szoftverek használata

A jelenleg még általános PC-alapú infrastruktúra fejlesztésében is arra kell törekednie az önkormányzatoknak, hogy emelje annak technológiai, biztonsági és rendelkezésre állási szintjét. A hardver- és szoftverbeszerzéseknél néhány alapelv betartásával mindez nagymértékben javítható.

A munkaállomások terén törekedni kell az egységesítésére. Egységes hardverkörnyezetben a lehetséges hibák száma csökkenthető, azok lokalizálása és elhárítása is jóval könnyebb.

Az egységesítés nem a „márkás” gépek vásárlásának kényszerét jelenti, hanem a leglényegesebb összetevők egységességét (azonos alaplaptípus, hálózati kártya, stb.) a különböző konfigurációkban is.

Lényeges, hogy minden PC hálózatba kötve üzemeljen. E nélkül elképzelhetetlen a hatékony csoportmunka, a számítógép csak „írógépként” üzemel, hatékony célszoftverek nem alkalmazhatók, nem használhatóak a hálózati erőforrások (nyomtató, fájlszerver), a hátrányok végtelenek. Csak így biztosítható továbbá a megfelelő felügyeleti, mentési és biztonsági lehetőségek használata.

Gyakori, hogy a polgármesteri hivatal földrajzilag szétszórva, több különböző épületben helyezkedik el. Ez esetben figyelmet kell fordítani arra, hogy a külső helyszínek is csatlakozzanak a hivatal hálózatához. Mindehhez nem feltétlenül szükséges optikai kábelhálózatot kiépíteni, szórt spektrumú mikrohullámú LAN hálózat kialakításával is megoldható a kielégítő sávszélesség biztosítása, akár több kilométeres távolságban is.

Sok esetben – tévesen – az adatok biztonságára hivatkozva nem kötnek hálózatba egyes fontosabb gépeket, miközben a gépen lévő adatokhoz gyakran bárki hozzáférhet. Az általánosan alkalmazott BIOS-szintű jelszavak az internetről bárki által letölthetők, segédprogramok segítségével könnyen feltörhetők.

A bizalmas dokumentumok titkosítására megnyugtató megoldást csak valamely fejlett kriptográfiai célszoftver adhat.

A jelenleg leggyakrabban, lokálisan vagy legfeljebb 1-2 fő által használt személyi lézer- és tintasugaras nyomtatókból álló nyomtatóállomány üzemeltetése rendkívül munkaigényes és költséges. Ehelyett a legcélszerűbb struktúra a nagyteljesítményű központi nyomtatót (ill. szkennert és fénymásolót is magában foglaló multifunkciós eszközök) használata, kiegészítve kisebb munkacsoportokra szabott hálózati nyomtatókkal a frekventált helyeken.

Csak az ügyfélforgalmat bonyolító ügyintézőknél javasolt a személyi nyomtató alkalmazása. Mindez az üzemeltetési költségek és a munkaerő ráfordítás (kevesebb javítás, kellékanyagcsere) radikális csökkentésén túl, lényegesen hatékonyabb munkavégzést tesz lehetővé. Például gyorsabb a nyomtatás, a beszkennelt és egy megfelelő program segítségével elektronikus dokumentummá alakított iratokat nem kell újragépelni, automatikus a fejléc-és a vízjel nyomtatás, stb.

Az operációs rendszerek tekintetében szintén lényeges szempont az egységesítés. Olyan operációs rendszert célszerű választani, amelynél a felhasználók jogosultságai pontosan definiálhatóak, és rendelkezik valamelyes minimális biztonsági funkciókkal.

Egyre több önkormányzat veszi igénybe az IT infrastruktúra üzemeltetését jóval könnyebbé tevő munkaállomás menedzselési lehetőségeket. Az ilyen szoftverek lehetővé teszik többek között a felhasználói konzol átvételét, így segítségével lehetővé válik a rendszergazda személyes mozgása nélkül, távolról történő hibaelhárítás. Sőt az automatikus hibaelhárító funkció segítségével a hibák egy része nem is jelentkezik.

Továbbá szoftvereket lehet központilag telepíteni, vagy frissíteni, akár a hálózat összes számítógépén, illetve képes naprakész szoftver és hardverleltár automatikus készítésére. A számos egyéb lehetőségen túl megoldható, hogy a felhasználóhoz rendelt alkalmazások automatikusan települjenek, így bármely gépnél dolgozzon is az alkalmazott, mindig a megszokott környezettel találkozhat. Könnyen belátható, hogy a munkaállomás menedzselést végző szoftverek segítségével gyorsabbá tehető a hibaelhárítás és könnyebbé válik az üzemeltetés.

A tűzfal az informatikai rendszerek védelmének alapvető eleme. Elengedhetetlen kérdés a vírusvédelem. E nélkül bármikor fennáll az adatvesztés, vagy akár a teljes rendszerösszeomlás veszélye. A vírusvédelem fő területei: a fájl-és adatbázisszerverek vírusvédelme, a levelezőrendszer vírusvédelme, a munkaállomások vírusvédelme és az internet forgalom vírusvédelmi szűrése. Tény, hogy a teljes körű megoldás költségei rendkívül tetemesek.

Megfelelő infrastruktúra kialakításával mindezen költségek csökkenthetők, és kialakítható egy megfelelő biztonságú, de költség hatékony megoldás. A szerverek vírusvédelme semmi esetre sem mellőzhető, ennek hiányában a vírusok rendkívül könnyen terjednek szét a hálózaton. De ennél is nagyobb probléma a kritikus fontosságú szerverekben bekövetkező adatvesztés és üzemkiesés eshetősége. A levelezőszerver (a belső levelezésre is kiterjedő) vírusvédelme szintén létfontosságú, ennek hiányában fennáll a tömeges vírusfertőződés lehetősége. A munkaállomások fertőződésének kockázatát nagyban csökkenti a floppy meghajtó használatának korlátozása, illetve az internet hozzáférések hierarchiájának kialakítása.

Levelezőrendszerek tekintetében a legelterjedtebbek a rendkívül költség-hatékony és szerény hardverigényű linuxos megoldások. A levelezőszerver-megoldás kiválasztásánál célszerű az alapszolgáltatásoknál többre törekedni. Ilyen például a webes felületen való levelezés lehetősége, alapvető közös naptár és csoportmunka funkciók. Itt is célszerű az igények szerint definiálni a ráfordításokat. Az alapfunkciók ellátására léteznek ingyenes megoldások is.

Mivel a legfontosabb csoportmunka funkció, a belső hivatalos dokumentumkezelés, az önkormányzatoknál nem a levelezőrendszeren keresztül zajlik, így bonyolultabb és költségesebb levelezőrendszerek vásárlása szükségtelen egy önkormányzat számára.

A sokszor több milliós nagyságrendű beruházást jelentő célszoftverek hosszú évekre meghatározók lehetnek a hivatal informatikai infrastruktúrájára nézve. Egy elhibázott konstrukciójú szoftver választásával gyakran egy igen költséges és sok kellemetlenséget okozó kényszerpályára kerülhet a hivatal. Lényeges tehát minden új, nagyobb jelentőségű szoftverbeszerzésnél ragaszkodni ahhoz, hogy az adott alkalmazás ne kliens szerver architektúrájú, hanem csak a szerveren futó, kliensoldalon platform-független, böngésző segítségével használható alkalmazás legyen. Ezáltal azon túl, hogy a hibalehetőség és a munkaigény csökken (csupán a szerveren kell az alkalmazást telepíteni és felügyelni), a hivatal a további informatikai fejlesztéseit nem egy operációs rendszerhez kötődő kényszerpályán, és folyamatos hardverbővítési kényszerrel, hanem a célszerűséget mérlegelve végezheti, mindezzel jelentős költséget megtakarítva. Gyakori továbbá, hogy egy-egy szoftverszállító az üzemeltetés és a frissítések feltételéül rendkívül magas havidíjat állapít meg. Lényeges, hogy a szoftveren, az adminisztrációs felületen keresztül, a rendszergazda segítségével el lehessen végezni a gyakran szükséges módosításokat és az átadás átvételkor a kivitelező teljes és részletes dokumentációt (rendszerterv, adatstruktúra leírása, üzemeltetési és adminisztrátori kézikönyv) bocsásson a megrendelő rendelkezésére.

Az informatika üzemeltetése

A korábbiakban már utaltunk arra, hogy az informatika üzemeltetése rendkívül nagy problémát jelent az önkormányzatok számára. Általában létszámhiánnyal küzd az IT személyzet, a meglévő szakemberállomány sem mindig váltja be a hozzá fűzött reményeket, nagy a fluktuáció, a tehetséges munkatársak megtartása rendkívül nehéz.

Az önkormányzati informatikusnak a számítástechnikai ismeretek mellett ráadásul rendelkeznie kell alapvető közigazgatási és jogi ismeretekkel is, át kell látnia a polgármesteri hivatal működésének egészét. Fontos továbbá a jó kommunikációs képesség a vezetők és a kollégák felé. A rendelkezésre álló szerény anyagi lehetőségekkel nem könnyű mindezen feltételeknek megfelelő szakembert találni.

Ezért kiváló, költséghatékony megoldás, hogy alkalmazott informatikus helyett, egy megbízható, önkormányzati tapasztalatokkal felvértezett, referenciákkal rendelkező informatikai céget bízzon meg az önkormányzat.

Az informatika valós helye: a stratégiaalkotás fontossága

Napjainkban a kormányzati programok, és az európai uniós kezdeményezések hatására a hazai jegyzők, polgármesterek kezdik felismerni az informatikai fejlesztések szükségességét, és egyre inkább elismerik a szükséges források megteremtésének fontosságát. Mindez önmagában azonban még korántsem elégséges.

Az önkormányzatok túlnyomó részénél nem készült átfogó informatikai stratégia. Ad hoc jellegű beruházásokkal, megfelelő stratégiaalkotás hiányában lehetetlen hatékonyan végezni informatikai fejlesztéseket, a hivatali munkát nem kielégítően támogató, szigetszerű és redundáns rendszerek jöhetnek létre, sokszor megfelelő infrastrukturális háttér nélkül, a valóban szükséges ráfordítások többszöröséért.

A magánszféra és a központi kormányzati szervek után az önkormányzatoknak is be kell látniuk, hogy korunk követelményeinek és a hatékony hivatali munka igényeinek megfelelő informatikai környezet kialakítása és fenntartása kizárólag informatikai stratégia birtokában lehetséges. A szakma által évek óta hangoztatott probléma megoldását elsőként a Jegyzők Országos Szövetségének Informatikai Munkacsoportja karolta fel. Amellett, hogy szakmai fórumokon és a Közigazgatási informatika c. lapban igyekszik felhívni a jegyzők figyelmét az informatika fontosságára és az informatikai stratégia szükségességére, ajánlást is készített, amely a terület helyes megközelítési módján túl a stratégiaalkotás mikéntjére is kitér. Az Informatikai és Hírközlési Minisztérium az e-Önkormányzati Ágazati Részstratégiában kiemelt helyen említi a saját informatikai stratégiájuk elkészítésének fontosságát. Azon önkormányzatok, ahol nem készül el a helyi stratégia, várhatóan kisebb eséllyel vehetnek majd részt az IHM által kiírt pályázatokon.

Az informatika is, hasonlóan más alapvető szervezeti erőforrásokhoz, mint pl. a munkaerő és a pénz, körültekintő tervezést igényel a szervezeti törekvések és célok megvalósításának legalkalmasabb módon történő megvalósítása érdekében.

Az informatikai stratégia az önkormányzatoknál jelentkező hivatali feladatok hatékony elvégzéséhez nyújtott informatikai támogatás legalább középtávú koncepcióját jelenti. A felső vezetés részéről magában foglalja a követendő irányvonalak, valamint elkötelezettségek kinyilvánítását az információs rendszereknek hivatalban betöltendő szerepére vonatkozóan, valamint azokat az irányítási és műszaki koncepciókat, amelyek meghatározzák az információs rendszerek fejlesztését, és üzemeltetését segítő módszereket és alapszabályokat. Meghatározza továbbá az erőforrásokkal és befektetésekkel kapcsolatos főbb igényeket; és azt a keretet, amelyben a súlypontok kijelölése, az erőforrások kulcsterületekre való koncentrálása, valamint a megvalósításra vonatkozó felelősség kijelölése történik.

Az önkormányzati informatikai rendszer elemei szorosan egymásra épülnek és összefüggenek. Megfelelő stratégia hiányában kialakítása nem lehet hatékony és célszerű, nem vezethet eredményre. Közkeletű példával élve olyan, mintha tervek nélkül építenénk házat.

Az informatikai stratégia megalkotása biztosítja, hogy informatikában rejlő összes lehetőség hasznosításra kerüljön a szervezet törekvéseinek és céljainak támogatásával. Az informatika felhasználása azonban (pénzügyileg) megengedhető, (műszakilag) megvalósítható, irányítható és érthető kell, hogy legyen. A stratégiának meg kell fogalmaznia a célkitűzéseket, a célok eléréséhez szükséges lépéseket, továbbá az informatikában rejlő lehetőségek optimális kihasználásán alapuló modellt. Célja az önkormányzat számára az informatikai fejlesztések egy egységes stratégiai koncepcióban történő megalkotása, amely összhangban van az önkormányzat stratégiai fejlesztési elképzeléseivel, az egyes szervezeti egységek célkitűzéseivel és a kormányzati fejlesztési tervekkel.

A stratégia birtokában valósítható meg az önkormányzati informatika optimális helyének és szerepének megfogalmazása, valamint az informatika hatékony és átgondolt hosszú távú működtetése. Az önkormányzati informatikai stratégiának – a középpontban lévő polgármesteri hivatal stratégiai kérdéseinek vizsgálatán túl – ki kell terjednie az önkormányzat egyéb tevékenységi köreinek informatikai vonatkozású vizsgálatára is.

A kidolgozandó stratégiának tartalmaznia kell a célok eléréséhez szükséges stratégiai lépések megfogalmazását legalább középtávra, (4-6 év) valamint a rövidtávon (2 év) esedékes konkrét lépések részletes, projekt szemléletű kidolgozását. A stratégiának tartalmaznia kell változáskezelési tervet, amelynek birtokában a stratégia folyamatosan aktualizálható.

Az informatikai stratégiával szembeni legfontosabb elvárások a következők:

Legyen összhangban az önkormányzat szervezeti stratégiájával.
Nyújtson jó megoldásokat a hatékony hivatali munka és a szolgáltató önkormányzat kialakításához.
Segítse az önkormányzati dolgozók digitális írástudását, informatikai befogadó képességének növelését.
Vegye számba az európai uniós, a kormányzati, a szakmai szervezetek ajánlásait.
Adjon javaslatot arra, hogy milyen informatikai technológiai trendekre miként reagáljon az önkormányzat.
Biztosítsa az önkormányzati fejlesztések átláthatóságát, az adatok és adatrendszerek biztonságát, az integrációt és a redundancia-mentességet.
Dolgozza ki az önkormányzat integrált ügyvitel koncepcióját, a szabványos adatgazdálkodás feltételeit, és ezzel kapcsolatban működjön együtt más önkormányzatokkal.

Alapvető szemléletbeli kérdés, hogy ki alkossa meg az önkormányzat informatikai stratégiáját. Amennyiben az informatikai stratégia kialakítását teljes egészében a hivatali dolgozók kapják feladatul, általában nem sikerül értékelhető és kellően szakszerű eredményt produkálni. A számítástechnikában, mint a leggyorsabban fejlődő iparágban, még szakmai végzettség megléte esetén is csak folyamatos képzéssel és specializált szakemberek együttműködésével láthatóak be a számítástechnikai trendek és ismerhetőek meg a rendelkezésre álló megoldások. Szükséges továbbá a közigazgatási informatika hazai és nemzetközi eredményeinek naprakész ismerete is.

Mindezen szakértelem az önkormányzatok döntő többségénél hiányzik, továbbá értelmetlen kiadást jelentene ilyen képzettségű és felkészültségű szakemberek alkalmazása.

A stratégia elkészítésénél szükséges lehet tehát egy professzionális informatikai tanácsadó cég bevonása. A leggyakrabban előforduló hiba e téren az, hogy a stratégiát készítő cég nem rendelkezik közigazgatási tapasztalattal, vagy nem végzi el a szükséges elemző munkát a polgármesteri hivatalban. Így sokszor csupán általánosságokat tartalmazó dokumentum készül, amely nem az önkormányzatra szabott és nem konkrét fejlesztési koncepciót tartalmaz.

Optimális az a megoldás, ha stratégia elkészítésével megbízott cég magasan kvalifikált számítástechnikai szakemberek mellett rendelkezik a közigazgatásban is jártas munkatársakkal, közigazgatási referenciákkal.

Lényeges, hogy a stratégia figyelembe vegye az önkormányzat adottságait és lehetőségeit. Elkészítését mindenképpen meg kell előznie egy alapos helyzetfelmérésnek. Fontos, hogy a stratégia egybecsengjen az önkormányzat más hosszú távú fejlesztési elképzeléseivel és a vezetés szándékaival. Lényeges elem, hogy a stratégia tükrözze, és ötvözze a polgármester, a jegyző és a képviselő testület elképzeléseit. Ezt csak a nevezettekkel folytatott konzultációk, mélyinterjúk segítségével lehet elérni. A legcélszerűbb megoldás az, ha az érintettekkel az egyes döntési pontokon folyamatosan egyeztetett stratégát a jegyző jóváhagyásával a képviselőtestület fogadja el, biztosítva egyúttal a rövid távú cselekvési programok forrásait is.

A stratégiaalkotás sikerességének elengedhetetlen feltétele a bizalmi kapcsolat az önkormányzat és a stratégia alkotói között. A munka során ezért az önkormányzattal magas fokú interaktivitás kialakítását kell szorgalmazni.

A stratégia kialakításának gondolatát legegyszerűbben egy kérdéssorozattal lehet modellezni:
- Mik a keretek?
- Hol vagyunk most?
- Hova igyekszünk?
- Hogyan jutunk el oda?

A gondolatmenet a stratégia kialakítás valamennyi lépésénél figyelembe veszi a stratégiaalkotás ismert fázisait:

Tervezés, behatárolás

A tervezés és behatárolási szakasz feladata a stratégiaalkotási munkák részletes tervének elkészítése. Meg kell vizsgálni a vizsgálandó területeket, a vizsgálandó szervezeteket és más tervezési ciklusok informatikai stratégiatervezéssel kapcsolatos viszonyát. Meg kell vizsgálni az önkormányzat más stratégiáit, annak hatásköreit, az azokkal kapcsolatos szervezeti elkötelezettséget. Meg kell határozni, hogy hány részstratégiára van szükség, azok mire terjedjenek ki, milyen legyen ezek kapcsolata, hogyan illeszkedjenek egymáshoz, és hogyan legyenek időzítve. Az adott fázis egyaránt igényli a szervezet szabályainak áttekintését, és interjúk készítését.

Helyzetelemzés

A helyzetelemzés során a stratégiakészítési tervnek megfelelően fel kell mérnie a vizsgálni kívánt terület információtechnológiai és információmenedzsment környezetét. Elemeznie szükséges az önkormányzat hardver és szoftverpolitikáját, az információs rendszerek koncepcióját, sérülékenységét, a hálózat kialakítását. Rá kell mutatnia a technológiailag érzékeny pontokra.

El kell készíteni a szervezet átfogó elemzését, leíró képet kell adni az önkormányzat kultúrájáról, célkitűzéseiről.

Meg kell vizsgálni a személyzet elhelyezkedésének és a funkcióknak az összhangját is. Kutatást kell végezni a felhasználók elégedettségéről, véleményéről, az információtechnológia és az információmenedzsment összhangjáról, részletezni kell az erősségeket, a gyengeségeket, a veszélyeket és a lehetőségeket (SWOT analízis).

Az önkormányzatnál meg kell vizsgálni az irodák informatikai támogatottságát, a folyamatok integráltságát, az információs rendszerek funkcionalitását, és az adatgazdálkodást is.

Az adott fázis során történik az interjúztatás legnagyobb része, a szabályzatok és a statisztikák áttekintésével egyetemben. A hiányzó információk megszerzésére felmérések, célkutatások szükségesek. A valósághoz hű helyzetelemzés megköveteli a megrendelő oldallal történő többszöri egyeztetést, validálást.

Stratégiai követelménytervezés

A stratégiai követelményelemzés fázisa során a helyzetelemzés ismeretében meg kell vizsgálni az önkormányzat stratégiai célkitűzéseit, az arra ható külső és belső környezeti tényezőket.

Eszerint:
az európai uniós csatlakozással, az EU konformitással kapcsolatos elvárásoknak,
a kormányzati és regionális ajánlásoknak, elvárásoknak,
a magyar önkormányzatok legjobb gyakorlatának,
a helyzetelemzést ismerve a stratégiaalkotók megoldási elképzeléseinek,
az önkormányzat döntéshozóinak és dolgozóinak követelményeinek és terveinek,
számba vétele alapján folyik a stratégiai követelményelemzés, amelynek eredményeként a stratégia készítője kidolgozza a stratégiai javaslatát.

Stratégiai irányvonalak kijelölése

A stratégiát befolyásoló valamennyi tényező figyelembevételével történik a stratégiai irányvonalak kijelölése, amely összességében egy magas szintű, az önkormányzat jövőjét alapjaiban meghatározó irányjelölés. A stratégia ezt követően vezérli a koncepciókat, a terveket, a projekteket és az infrastruktúrát, amelyek végső soron az eszközöket adják az információs rendszerek megvalósításához. A fázis jellemző munkatevékenysége a megrendelővel való együttes munka és döntés előkészítés.

Részletes terv elkészítése

A részletes terv mind a hosszabb-, mind a középtávú stratégiai tervezésnél fejlesztési tervet tartalmaz, rangsorba rendezett projektleírások, fázisokra szakaszolt tervek keretében. Ezeknek a leírásoknak, kezdeti projektspecifikációknak tartalmazniuk kell a rangsor kialakításában közrejátszó szempontoknak és kockázatoknak részletes elemzését.

A részletes terv célja, hogy részletesebb ütemtervet adjon a stratégia megvalósítására, pontosabb becslést az erőforrásigényre, meghatározza a célt, a terjedelmet és a munkamegbízás feltételeit.

Az elkészült és a képviselőtestület által elfogadott stratégia érvényesülése érdekében ki kell dolgozni a stratégiamódosítási- változáskezelési mechanizmusát is, annak érdekében, hogy a stratégia minden pillanatban a valós helyzetet és az aktuális fejlesztési elképzeléseket tükrözze. Csak így lehetséges megfelelő hatékonyságú, a hivatali munkát valóban támogató, költséghatékony informatikai rendszer és infrastruktúra kialakítása.

A hivatalban működő, hatalmas összegekbe kerülő, számos szigetalkalmazás miatt rendkívüli átgondoltságot igénylő feladat az ügyvitel egységes informatikai támogatásának megvalósítása.